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【商务英文书信】为何客户都不回EMAIL?给他一个理由回覆你!

对于经常要撰写英文书信的职场人来说,无论是开发或者联络,你是否准确的表达,常常决定了对方是否要回覆,也决定了客户是否认同你。

举个例子来说,一位负责帮公司申请国外专案资格认证的经理问我:「怎样才能加速对方回信呢?」

原来一周前,他写信给认证单位厘清某份文件是否也需要填写,但对方迟迟没有回覆,眼看申请认证的截止日期再过三天就要到了,到时认证要是没拿到,公司就不能卖相关产品,造成公司财务损失,套句「洪荒少女」傅园慧新的金句,现在经理「着急的头都快秃了」!

像经理这样有求于人,却又等不到回覆的情境,你我都不陌生。为什么对方不赶快回信呢?明明这些要求都很简单啊,明明我们只是要知道一个数据、拿到一份报告、确认一个流程而已,手指头在键盘敲个几下,就可以回信了不是吗?为什么都过了一周,却还没有消息呢?

对方是怎么想的? 几个常被已读不回的范例

在解释这个问题之前,先来看看另一个副理的困扰。

这位副理在日商负责品质控管,他告诉我常会收到一些「无理要求」的email。「什么叫无理的要求?」我问,他说所谓的「无理」指的不是无理取闹或是不得体,而是「no reason(没有理由)」,意思就是:有人会写信请他提供数据、报告或帮忙处理一些事,但却都没解释「为什么」,看得他满头问号,觉得「我有义务做这些事吗?」应该没有很急吧?有时甚至遇到要求涉及机密,更让他不知所措,干脆统统不回,收件匣里一堆信不知如何整理。

同样都是email,换个位置换个脑袋,寄件者和收件者在意的点不同。第一段的经理希望可以加速「收件者」回信,第三段的副理则是因为「寄件者」没有解释原因而不回信。读到这里,你是否已经看出如何加速对方回信的端倪呢?

没错!想要加速对方回信,其实很简单!就是:给对方一个理由,告诉他「为什么」这些数据、报告、事情「应该」要马上处理。

让我举几个容易被已读不回的句子:

  1. Could you please send me the latest figure by Jan 11?
  2. Would you mind replying with your final decision?
  3. Please confirm the delivery date.

这些句子文法都正确,但字面上因为少了「为什么」的解释,无法令人感受到回信的「急迫性」!,这时只要善用so that(如此一来),在句子后面补上应该要快点回覆的「理由」,例如,对方只要回信就能:解决什么问题、达到什么目的、完成什么人的要求、赶上什么时间点等,对收件者「明示」若不早点回信,可能会造成的影响是什么。

来看看例句1补上so that之后的差异:
1. Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?

译:请在1月11日之前寄回报告,如此一来我们才能在截止日期前完成测试。
明示:寄回报告具有时效性,到时没有在截止日期前完成测试被怪罪算你的。

再看看另外两句也补上so that 后:

2. Would you mind replying with your final decision so that we can update the design to our regional director?

译:是否能请你回覆最后决定,如此一来我们才能跟区经理报告最新设计?
明示:你的决定会影响的不是我,是我们经理。

3. Please confirm the delivery date so that the planners know when to schedule the order.

译:请(回信)确认交期,如此一来规划人员才知道何时能安排订单。
明示:订单要是没安排好是因为你没确认交期。

看完so that 之后的原因后,收件者就会「很清楚」知道若没有即时回信是会有「代价」的,自然就会加速回信啰!至于那位经理,他后来也用so that 重新在确认填写文件后补上原因(可能造成财务影响),果然对方隔天就回信,最后他也顺利帮公司拿到认证啰!
 

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