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每天最重要的2小时——上班族和大学生必须掌握的职场心得

在还没开始写博客之前,我每天上班八小时,大概只需工作四小时,坦白说,那个时候我很闲。

开始写博客之后,我越来越忙,每天上班10小时也不够用。为何?因为多出了两项以前没有工作,一是发文,二是回覆网友,尤其是回覆网友这一项工作特别的消耗时间。

怎么办?

时间管理,要提高工作效率,关于这二点,我觉得对我最有帮助的书是《一周工作四小时》。

我从《一周工作四小时》中获得四项提高工作效率的心得:

一、尽量不要接电话   (改用网路连络)

二、批次处理 (例如固定时段收发Email及回覆)

三、80/20法则  (简单讲就是过滤客户)

四、注意工作顺序,先做重要的工作 

我要补充一下第四点。我以前事情老是做不完,很大的一个原因是我的工作顺序是,回覆网友>发文>电脑组装。

回覆网友真的是非常花时间,一个一个回,然后网友又继续问,常常一回就是2~3个小时以上,等我终于完回了,我也累了,实在没有力气在组装电脑或写部落格文章了。

每天最重要的2小时——上班族和大学生必须掌握的职场心得

我后来把工作顺序调整成电脑组装>发文>回覆网友,我的工作效率大大提高,当然啦这也有一个后遗症,网友会觉得我回覆的很慢,而且可能没办法当天回覆,要到隔天才能回覆。

再来,随着我的工作量越来越多,事情多,突发状况也跟着多,然后我就遇到一个问题:随着待办事项越来越多,总会达到一个我做不完的临界点,怎么办?

终于,我在《每天最重要的2小时》中找到我答案了。

我先讲答案:为了节省5分钟,结果瞎忙一小时。

我来说明一下,为什么我每天总是无法完成重要工作。

每天上班之前已经有一大堆待办事项等着我,在上班的过程中,不断的有新的待办事项透过手机、Email、line、FB私讯涌进来。我过去能做的就是「避免中断」提高工作效率。

但无论我怎么避免中断,肯定还是会被大大小小的急事、突发状况给中断,然后我当然就是加速想赶快把眼前这些小急事做完。每天都是忙,忙,忙,上班时间就这样一点一点的流逝,等到快要下班了才发现,今天必须完成的重要工作还没做完,下场就是焦虑、紧张、自责。

在《每天最重要的2小时》中作者提出了五个有效策略,使心智有高效率的表现,聪明完成当日「关键工作」。

作者提供五个策略,但以下我只想讲三个,我觉得这三个最重要。

一、辨识每个决定点

作者说:
完成一件事务的那一刻,是一个珍贵的机会点,你可以决定接下来该处理哪一项事务。你应该要停下来,都能让自己从容地考虑,宁愿花五分钟考虑接下来「值得」先做哪件事,哪些事看起来好像很急,却不适合在此时先处理。

我以前为了要把握时间,我会一直不断的做下去,因为事情太多了,我没空停下来思考,停下来就是浪费时间,但是我忽略了一件事,如果我为了节省这停下来的5分钟,我可能会继续瞎忙一小时。简单讲就是:我可能会花了大量的时间处理别人的急事,而忘了自己今天最重要的事。


二、管理心智能量

简单讲:人的体力与脑力都是有限的,人不可能每天都高效率的工作8小时,你每天最高效率的工作时间可能只有2小时,你必须找到您每天最佳的2个小时,然后完成工作。

除了体力有限之外,还有一个因素就是压力,随着工作越来越多,压力越来越大,也会消耗您的能量,让你还没开始工作就已经感到非常疲累,怎么办?所以作者说要管理心智能量,你是人,不是机器。

三、打造对自己有益的工作环境

这一点如果要细讲真的会讲很长,我个人的经验有二点,一是断舍离,让工作环境尽可能简单清爽。二是避免接电话与见客户,这样我才有时间专心工作。( 传送门 )

另外还有一点我觉得非常重要,就是「清空邮件夹」,很多人的邮箱都是满满的,但我会尽量保持收件匣是空的,那样我一看就知道我目前还有什么工作。

结论:
在完成一项工作后,停下来,花几分钟时间思考接下来要继续做什么,而不是急急忙忙一直做下去,那叫「瞎忙」。

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