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人际沟通技巧——在别人犯错的时候我们应该怎么合理地告知别人?

俗话说得好:「人在职场飘,哪有不挨刀。」在职场中,我们常常会陷入这样的窘境:团队合作,明明自己分内的事情做得不错,却因其他同事的失误,无辜招来不好的结果。

同事犯錯害到我,我該怎麼說?呈現負面消息的技巧

当然也不一定是团队,就算是自己一个人搞搞互联网项目,搞搞网上赚钱的方法,也不可能完全由一个人完成,只要是赚钱,都会涉及到协作的过程,只要协作,工作中就会出现失误。

自己犯错被骂也就算了,明明是同事的问题,还连累自己被连坐,心里的苦闷真的很难抒发。面对老板或客户,不赶快报告或危机处理,会留下负面印象,不利于未来职场发展;面对同事,想写个Email提醒对方不要再犯同样的错,但是又不想得罪他,有没有一种能告诉他问题在哪里,同时还能兼顾对方面子的方法?

唉呀,真难做。

沟通艺术,不管是中文或英文都适用

今天我和一个朋友去听一个《跨文化商务书信沟通》课时,跟一群学员练习「负面议题」的沟通眉角,其中有学员提到英文书信的状况,无论是写please don’t make the same mistake.或是make sure this mistake doesn’t happen again.或是you should pay more attention to this.等等虽然英文都没错,但却都具有以上对下的指责口吻,这样的表达会让同事不舒服,也无法根治问题。沟通不当,甚至会树敌。

说的也是,这样尴尬的信息,传递考验的并非是单字量或文法,而是「沟通的艺术」,即使换成写中文也不是件容易的事。

在《商务Email的结构化写作法》这本书有特别提到:凡写过必留下痕迹。Email是会留下证据的,任何情绪发泄或得罪他人的用词,都有可能变成日后被人攻击的把柄,因此在负面消息或是尴尬信息的表达上,更要能「就事论事」!

我会建议你先做两种「心态设定」。

1.先释出共同解决的意愿

首先,针对已经发生的「问题」,先有想和对方「共同」解决的意愿(毕竟出包的代价谁都逃不掉),那么「想法」就自然会影响「写法」,而降低写出伤人句子的机会。

2.再检视出错流程

接下来,还要明白一个重要的概念:任何会造成客户不满的问题,之所以会发生都跟「作业流程」有关。因此,与其花时间指责或说道理,倒不如请犯错的对方再次检视「流程」。

当然光是检视流程还不够,为了一劳永逸,还是要请对方提出日后预防方案或建议,因此可以这样写:

请告诉我们今后如何避免这种问题。

最后,别忘了「患难见真情」这件事。什么意思呢?当你在可以责怪对方的时候,选择放下情绪,并且跟对方站在同一艘船上,对方肯定能感受到你的用心。

这时只要再补上「L如果你在这个问题上需要任何支持,请告诉我。你的态度和高度在同事心中根本爆表了,而且,同事日后在处理跟你有关的客户或案子时,会不会更用心而避免犯错呢?

学习更多的沟通技巧,在后面我们做营销和转化的时候是非常有用的。

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