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开会就是要讨论——开会流程,开会技巧

常听到久居美国的朋友回国工作后,最大的感触是大陆没有公开的讨论风气,即使有,气氛也是认为空谈无益,因而排斥多于乐见讨论的进行。我同意这个观察,也觉得大陆社会的保守心态,阻碍了作决策前必要的讨论风气,尤其是开放性的讨论(Open Discussion)更是难得一见。就我个人在行政单位开会的经验更是一绝。

开会前幕僚就将结论准备好,而且通常是不论开会时多少好的看法,只要已准备好的结论没有被找到不合法之处,就是通过。开会时讨论到创新的、优质的建议一律列入参考,从此石沉大海。至于在学校的讨论情境也差不多,其实学术研究的创新大都由讨论时获得灵感而生。开会时公部门有长官的威权,学术界有意见领袖及学术大老的威望,相当不利于需要立足点平等的真心用心且具批判思考的讨论。

开放性的讨论必须在没有畏惧权威、没有图谋算计的氛围下,讨论才能发挥它的功用并获得有效的结论。也就是脑力激荡与集思广益。讨论完尚需作一价值选择,下定决心就不要再三心两意,全部团队成员,放下成见同心协力认真推动执行。以下列举几点Open Discussion的准则:

  1. 为什么需要讨论?就是尚无定论所以心态上必须“开放心胸(Open Mind)”,讨论时的规范就是讲真话再加精准用词,并且说话算话,这是最高原则。
  2. 广纳多元背景同侪参与并采取多角度观点来界定议题及进行讨论。
  3. 即时随时地讨论。一有重要的议题就找一些关心的人来讨论,而且不必设定一次就讨论完,每次时间不拘长短,半小时也可。
  4. 找一个空间,最好是开放性的空间,随时接纳走进来参与讨论的成员。空间必须没有心理压力、但有热心参与的氛围。
  5. 非常友善及阳光的气氛才能放心高谈阔论, 发言立论要有弹性不可过分武断。
  6. 人人平等,发言对事不对人,讨论的争辩只以议题内涵为对象,不是针对发言之人,发言的人就是以客观的数据及逻辑推理来阐述见解。
  7. 最后达到“集体创新”的论述,及可执行的策略。

这篇文章的目的就是提倡不论在哪一个场域的台湾人应多多提出议题并参与讨论,这是互相说服的过程,讨论后的决定或是共识,在执行时才会有力量,才可能开始往正确的方向往前推动。民主的台湾社会才能随时在创新中进步。

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