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读书笔记-练级-自我进化的十项修练(下)

先前完成《练级》的上篇(连结)笔记,这篇是接续的下篇,继续把这本书的精华分享给大家。

信息管理:信息过载是深度思考的敌人

大家有没有思考过,接收太多资讯会对我们有什么不好的影响? 例如:专注力下滑、注意力缺失、情绪焦虑或是对未来茫然…等等,另外你还记得昨天或前天滑手机时都看了些什么呢? 是不是收藏了一堆好文章或网路资料,却不曾打开来看过?

作者在书中用了「大脑内存」的来比喻形容我们能够记忆的资讯是有限的,就跟电脑的记忆体一样,也许有些人比较大一点,你的是2G,我比较笨所以可能只有512M ,但不管怎样内存都是有限的。而在这前提之下,为了确保我们输入和处理资讯,能够保持在最大效益之下,作者提出一个「七二一理论」,来帮助我们了解上述的情况,并且时刻提醒我们要保持在低负荷、但高处理效率的合理资讯量之下。

什么是七二一理论
721理论指的是,我们所收到的资讯70%左右都是垃圾资讯,而20%是有点价值的速食品,最后10%才是真正有营养的干货

简单说我们每天所收到的资讯,大多数都是垃圾资讯居多,它可能会对你产生的不好影响有:

  • 没时间动手实践
    很多东西没有亲手下去做,体会和学习就会不够深,「眼过千遍,不如手过一遍」,就是这样的道理。
  • 没时间深度思考
    当你被海量资讯给淹没时,你的思考就越易发散而浅薄,无法很快抓到问题的核心,往往只会追逐眼前所有会动的事物。
  • 没时间去搞正事
    每个人的精力和时间都是有限的,你浪费太多时间在无用的垃圾资讯时,你自然会耽误眼前更重要的事。

而在了解了七二一理论后,下面我整理了一些应该避免和改进的作法:

  • 不要用「收藏」取代学习,很多文章或课程平台都有提供收藏功能,它其实是针对人性去设计的,让我们误以为存下来了=学会了,千万不要这样做。
  • 大脑内存有限,要学会清空,虽然这只是一种比喻,是为了让你理解你专注力不可能是无限的,就像一些笔记工具会宣称它可以当你的「第二大脑」一样,但别忘了第一点。
  • 练习深度思考,例如想写blog的新手,不该直接就开始写,先思考定位目标和架构,以及文章的各种扩展可能,确认好方向后,再开始动笔,请把「磨刀不误砍柴工」放在心里。
  • 制定核心KPI,把时间花在正事,每天上班及每周复盘工作情况时,都可以不断问问自己「那些工作更重要?」「是否有某件工作其实可以不需要你处理?」「可交办的人是谁?」
  • 不要热衷新资讯,虽然它能带给你的快感,但长期下来只会对你有害。

作者也提出了他的建议方法,共有两点:

  1. 分级隔离
  2. 控制入口

例如:以中国为例,许多人会以订阅微信的公众号当作主要资讯来源,记得要将这些公众号「分级」,并且在订阅数上也要「限量」。

分级的话,可分AB两级:

  • A级是「限量淘汰」
    指的是内容优质,同时跟你的工作生活紧密相关,A级文章都必定收看,所以当你遇到更好的公众号时,就要斟酌删除掉先前的,只能一命换一命
  • B级是「批量处理」
    内容有些价值,虽然收集数量虽然不限,但大多数是利用空闲之余才快速浏览,最后只会有少部份能被挑选出来仔细阅读,或放集收藏。

而控制入口的方法有:

  • 当负荷过多时,要关闭入口
    例如:作者说他主要资讯来源为某干自媒体、纸本书籍和行业杂志,而不从看电视,也很少翻报纸。
  • 好文章永远读不完,但你的水位有限
    把阅读量想像成水库的水位,当水位高涨时,你就要拧紧甚至关闭入口,当库存资讯快干涸时,就要放松入口,让资讯流入进来。
  • 有比阅读更重要的事
    很少有人的工作就是阅读资讯,一般来说你会有其他更重要的事(像是:工作、思考、学习…等等)等着你来处理,当自己有余力时才来阅读,要记住阅读只是一种手段不是目的,千万不要本末倒置。
ice

冰山一角理论
作者在这章最后提出了一个对他影响很大的理论,他称之为「冰山一角理论」,他认为这世界的知识太多太庞杂,我们一辈子来学不完,而作为一个人我们并不需要全部了解它,只要吃那一小角,就够我们过好这辈子。

而那一小角的知识,以作者来说大约是80MB左右,他可以那么正确地估算出容量,主要是因此他把这些资料都归类在一个称为「知识包」的文件夹中,里头大多以文字存储,从第一层的标题来看内容有:自控、高效能、身体、管理、沟通表达、三观体系、自媒体、方法论…等等。而每个「一级标题」底下又有各种底层逻辑、主体模块、技术细分、素材资料…等等,最终可以组成一个完整系统又细微的解决方案。

这里作者并不是要展现他有多会精炼知识,而是要提醒我们:

  • 「知道的很多」没有用,「有用的」足够多就好。
  • 知识提炼是一个搭结构、做体系、填血肉的成长过程,就像在养小孩一样,你要一步一脚印地带着他长大成熟。
  • 还有更多是不在这80M知识包里头,像是思维模式、市场感觉(连结)、个人体悟…等等。

时间之光:辛苦不可怕,蹉跎人生才可怕

关于时间管理的技巧有很多,而几乎所有高效人士都拥有自己的一套方法,作者也建了一个自己的体系方法,而他建议所有想入门成为时间管理高手的朋友们,可以参考他下面三个建议:

  1. 精细使用时间
  2. 压缩低效活动
  3. 构建时间管理系统

首先时间很宝贵大家都清楚,因此时间只值得我们拿来做两件事情:「享受人生」,以及「为享受人生而奋斗」。作者认为前者让你能让感到快乐,而后者能带给你更多快乐。

「累点不怕,混日子到35岁,还一事无成才可怕」

另外大多数人的时间管理之所以会失败,往往是受到「拖延症」所影响,虽然你一直告诉自己要早点完成工作,但却忍不住被其他事情给吸引,或者想自私地放纵一下,把痛苦留在未来的自己。这就像身边有只恶魔在诱惑你,希望你现在出卖自己的灵魂,那该怎么办?

撒旦五分钟
作者把这种情况称为「撒豆五分钟」,并建议我们当发现自己的「拖延症」发作时,你要做的就是什么也不想,甚至闭上眼睛,只要撑过这五分钟,你就会逐渐找回你的工作节奏,并保持良好的状态下。

另外具体的技巧,共有下面这三项:

  1. 在状态好时,一定要干,并善用高净值时间
  2. 憋住这口气,在干活时要专注、要心静
  3. 写作和音乐是对好CP

所谓「高净值时间」指的是你发现自己今天的某段时间工作状态特别好、完全能够专注高效地处理事物时,就要好好利用这段时间。而在工作时还可以听使用一些帮助自己专注的音乐。

划分最小时间单元
由于人的专注和意志力是有限的,不可能长时间都保持全神贯注,所以最好的时间使用方式就是分段做,像我个人习惯以30分钟为一组,每段中间休息5~10分钟,而作者是习惯15分钟为一个时间单元来工作,你也可以试着找出自己最合适的小单元时间,大原则就是:「少量多次,每次力竭。(休息)

最后建构自己时间管理系统,有两个重点:

  1. 符合自己的特点,不要硬套书上教的
  2. 要小、快、灵为主

例如:下图是作者常用的「 to do 工具」,它是用来管理工作时间,当他在接到新的工作任务时,就会先帮它分类:

  • to do池,收集所有待办事项,还没归档前先放置的地方。
  • to do now,立即要做的事,例如:老板下的指示、客户来电急着要给的资料..等等,目标就是要让to do now完全清空。
  • to do short,稍微要做的事,例如:下午要做的事,早上的时候可以先稍放一下。
  • to do long,需要较长时间来做的事,例如:下周三的饭局,或两周后要交的合约内容。
作者的「to do 系统」
作者的「to do 系统」
作者的「to do 系统」的使用范例
作者的「to do 系统」的使用范例

垂直博弈:纵向管理的技术

一个人想当好人又想当好官,是很难同时做到的,我过去在担任小部门的管理职位时也发现到这点,后来的感触是认为,你千万不要把员工当作亲友家人,而是要把他们当成好队友,因此队友在一起可以相处的很好,可以共享荣耀,但最终目标只有一个:拿下好的成绩,不然一切都是白搭。所以想当一位好主管不是要常常请客吃饭,或照顾下属的生活起居,而是要在工作上,扮演一个好的「身教」典范,要有时时刻刻要求下属达成目标的「言教」,同时还要打造出团队工作发挥最大效益的环境(境教)。

好人往往不是好Leader,慈不带兵,义不行贾

后来每当有新进同仁加入时,我都会先跟对方说明,你加入公司是要来把事情做成,不是来交朋友的,因为当你的工作做不好而影响到其他同仁或上属时,很自然跟谁都当不成什么朋友,千万不要本末倒置。作者在书上也引用了一句很好的段子,用来比喻一个好的主管应有的样子:「场上暴君、场下朋友,工作魔鬼,生活好人」

反过来说,身为下属的也要为自己挑一位好老板,作者也给了我们他认为一位好老板所应有的特质:

  1. 努力勤奋,有上进心
  2. 人聪明、有悟性
  3. 执行力强且快速纠错
  4. 有性格魅力
  5. 坚毅,有强抗压力
  6. 身体好,可长期拼命工作,也懂享受生活平衡

简单说可以归纳成六个字:「有能力、懂分享。」

老板都爱选择题
这段教你要怎么跟老板沟通和共事,我过去也有不少类似的经验,当提出一个问题给某位新人下属时,常常会遇到一种情况,对方研究老半天,最后却只给我一个方案做选择,但就我的经验来看,应该还有不少可能的方案值得考量和尝试,于是只好开始开始要求新人提案时「至少要列出ABC三个选项」,同时「要自己的想法,选择一个自己觉得最好的方案,并说明原因。」

有些人认为这样做很麻烦,最后还不是只选一个提案? 而且说不定下属自己也是有仔细研究了ABC,只是最后挑选了个C提报上去。

但其实这样做有三个好处:

  1. 让主管知道你的思路及决策的依据。
  2. 也许因为你的经验和职阶所限,看到的东西比较少,可能会因此少考量一些因素(因此不一定能选出最好的)。
  3. 每次提案都以三为单位,容易让人信服,也觉得你说话很有逻辑、思绪清晰,并且考量周密。

另外主管或老板通常都很忙,所以通常也爱选择题,另外千万不要想说:「那样我不如就把一堆项目列出来就好!?」,这只表示你自己没想法,只想史老板帮你拍脑袋决定,甚至不想负责任。因此作者在这里也建议我们,要先想好再给主管解决方案建议,这样才是对的。

高效能人:干净利落脆,大功率输出

前面谈到建立时间管理系统的建议,也分享了作者自身「to do系统」 ,最后这一段作者提出了个简单好用的高效原则,那就是「一时一事」

一时一事
简单说就是一次只做一件事,并且100%投入,做完一件扔掉一件,把大目标分解成一个又一个小任务来逐个击破。

因为人们往往会误以为自己同时做很多事,还产生「效率更高」的错觉,例如:我昨晚一边写文章、一边看日剧,左手还能滑手机看朋友的贴文回应,结果你问我昨天到底看了盘什么?说真的不到24小时我就全都忘光(哭),相信这种情况大家也都有过,就好像「狗熊掰玉米」的故事一样。

而且作者也提到:「人的焦虑往往来自一次想很多事」,因此想要专心一致,就要替自己建秩序,想保持心如止水的话,就要专一。

专案管理是个好训练
不知道大家有没有曾经担任过任何一场活动或专案的负责人?有的话你会知道做专案要处理的大小事真的很多,你要清楚每项工作的逻辑、目标,还要过滤掉接连不断涌来的新讯息,兼在这当中你快速理出头绪,制定出各种处理的章法来,所以我也常认为「做专案」是一种很好的新人训练,在过程中你可以掌握许多基本工作方法。

不过你可能会认为自己好像没机会,或不知道自己其实是在「做专案」,但其实日常生活有的是机会。

例如:我最近五月刚办完「喜宴」,我发现「筹备婚礼」就像在做专案管理一样,在喜宴前中后都有许多任务和事项需要提前规划,你要联络许多亲友、提早预约场地、设备,并且还要与双方父母亲友做沟通及需求确认…等等,你会发现不只是工作上,在日常生活也很需要有专案管理的能力。

另外,书中作者还用自身的写作流程为案例,说明了写作也像是在做专案一样,是有一套章法的:

  1. 立意,想好选题、打腹稿。
  2. 聊天,想像自己写文章时是跟怎样的人在聊天。
  3. 迭代,前面堆了一堆灵感,接着要开始抽丝、梳理…这些就是在迭代。
  4. 润色,最终把能交差的草稿,继续打磨到80分、90分。

最后,作者也补充一些写作小技巧:

  • 随时随地写字,每次不用多,写一小段也行
  • 多阅读,有大量输入才能有大量输出
  • 建立时间单元,每15分钟专注工作

本书金句:

  • 结构比知识更重要,选择比努力重要,前辈可以帮你避开一个坑,在关键点上点拨你一下。
  • 真正的内功心法都是口传面授,网路上找不到。
  • 创业不适合玻璃心。
  • 要学韦小宝的高情商、成为一个心大的人。
  • 会休息是种职业能力,和沟通、表达、讲演、时间管理一样重要。
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